Создание списка сокращений в ворде

Автоматическое создание списка сокращений в ворде - это то, что может спасти вам 3 часа времени в год.

Как-то раз я в очередной раз корректировал список сокращений одного рабочего документа и задумался, а сколько же тратится времени на это довольно примитивное занятие в масштабах отдела, офиса, отрасли, страны, планеты? Решил посчитать. Взял в качестве исходных данных время на работу со списком сокращений для одного работника - 5 минут в неделю. Где-то понятно больше, где-то меньше, но пусть будет так. Дальше взял, что средняя стоимость рабочего часа офисного работника России около 200 рублей. В месяц соответсвенно 200*8*22 = 35200 рублей. Опять же, у многих меньше, у многих больше, но пусть будет так. И вот какие у меня получились результаты:

Меня, если честно, эти цифры ужасают. Сколько времени мы тратим на хрень, которую нужно и нужно автоматизировать, сажаем зрение, выращиваем геморрой.

А если сюда ещё прибавить время на исправление документов с ошибочным списком сокращений, хождение к принтеру для распечатывания новой версии, хождения для нового сбора подписей, лишние траты бумаги, тонера и электроэнергии, то картина получается ещё более впечатляющая.

В свой статье про бесконечные совещания я писал, что при грамотной организации труда уже сейчас вполне можно достичь 36 часовой рабочей недели в офисе. Собственно автоматическое создание списка сокращений в ворде - один из путей к этому.

Ниже я покажу как вы сами можете создать в ворде макрос, который за 5 секунд автоматически находит в тексте документа все сокращения, собирает их в список и расставляет по алфавиту. Поехали!

1. Убедитесь, что у вас в программе Ворд включена функция «разработчик».
Как это сделать? В Ворд нажимаем Файл – Параметры – Настроить ленту
В правой колонке находим строку «Разработчик» и ставим напротив галочку, если она отсутствовала.

Теперь у нас в верхней панели Ворд появился пункт «Разработчик»

2. Заходим в «Разработчик», нажимаем «Макросы»

Вводим имя макроса (например, Abriviatura) и нажимаем кнопку «создать».

3. Там, где мигает курсор вводим следующий код:

Важно! При копировании кода содержащего кириллицу, нужно чтобы раскладка клавиатуры при копировании и вставке была обязательно RU!

Dim r As Range, x, cl As New Collection, s$
Set r = ActiveDocument.Range
On Error Resume Next
With r.Find
.Text = "<[А-ЯЁ;A-Z]{2;5}>"
.Forward = True
.Wrap = wdFindStop
.Format = False
.MatchWildcards = True
While .Execute
 s = r.Text
For x = 1 To cl.Count
If s < cl(x) Then cl.Add s, s, Before:=x: GoTo 1

Next
cl.Add s, s
1   Wend
End With
With ActiveDocument.Range
.InsertParagraphAfter
For Each x In cl
.InsertAfter vbCr & x
Next
End With

Конечный результат должен быть такой:

Нажимаем «Сохранить» и закрываем окно создания макроса.

4. Теперь открываем любой наш рабочий документ, где в тексте много сокращений.
Заходим в раздел «Разработчик» - Макросы

5. Нажимаем кнопку «Выполнить».

Ура! Если всё сделали правильно, то конце вашего документа появляется отсортированный по алфавиту список сокращений. Вы великолепны!

Создание списка сокращений в ворде - простой, но действенный способ спасти несколько часов своей жизни в условиях, когда вечно не хватает времени. В следующей статье поделюсь другими рекомендациями по автоматизации рутинных операций.

А если вам надоело работать в организации, где вы убиваете своё время в пустоту - посмотрите мою статью про собеседование и поиск работы.